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Home Office: das neue Büro daheim

Home Office in den eigenen vier Wänden – Was Arbeitnehmer und Unternehmen beachten müssen

Die Corona-Krise hat das HomeOffice zu einem wichtigen Thema gemacht. Viele Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter in die eigenen vier Wände schicken, und sie dort im Rahmen des Home Office ihren Aufgaben nachgehen lassen. Was vor der Pandemie häufig gefordert wurde, wird heute allerdings mit gemischten Gefühlen gesehen. Denn das HomeOffice stellt Mitarbeiter und Unternehmen nicht nur praktisch vor große Herausforderungen. Auch rechtlich gesehen ist das so beliebte Remote Working äußerst anspruchsvoll. Guter Rat durch Experten ist hier oft die einzige Lösung, mit denen Betriebe die Vorgaben der Aufsichtsbehörden erfüllen und gleichzeitig als Arbeitgeber ein professionelles Umfeld für die tägliche Arbeit schaffen können.

Home Office

Was müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber für ein erfolgreiches Remote Working liefern?

Wer meint, dass es für das HomeOffice lediglich einen PC braucht, liegt leider falsch. Es gibt eine Reihe von Voraussetzungen, welche zwingend erfüllt sein müssen. Arbeitgeber müssen garantieren, dass die Arbeitnehmer im Rahmen der Telearbeit die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllen können. Dazu muss die Vertraulichkeit am Arbeitsplatz gewährleistet sein, und die sensiblen Daten müssen zu jeder Zeit vor externen Zugriffen geschützt bleiben. Das Risiko verlagert sich dabei tendenziell weg vom Unternehmen, hin zum Mitarbeiter. Dieser trägt nun eine größere Sorge für die Sicherheit bei der Telearbeit und darf auf keinen Fall falsch handeln. USB-Sticks sind hier keine gute Idee, aber auch ein sicheres Passwort für die E-Mail-Adresse muss der Mitarbeiter immer griffbereit haben. Das Unternehmen muss ihm die IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen. Neben dem PC gehört eine VPN-Verbindung in das Firmennetz zur Grundausstattung. Nur mit einem Virtual Private Network können private Daten effektiv geschützt bleiben. Auf den Einsatz von privaten Geräten sollte verzichtet werden. Zwar gibt es hier keine ausdrückliche Richtlinie in der DSGVO, und auch das Arbeitsrecht hält sich in diesem Bereich bedeckt. Aber es ist nie empfehlenswert, wenn der Mitarbeiter an einem vergleichsweise unsicheren PC mit personenbezogenen Daten arbeiten muss. Remote Working ist also gar nicht so leicht und muss gut vorbereitet werden.

 

Wieso sollten Unternehmen auf externe Experten für organisatorische Maßnahmen setzen?

 

Das Risiko gegen eine Richtlinie zu verstoßen ist enorm. Die DSGVO wird in Deutschland sehr eng ausgelegt, und da bei Remote Working vieles online abläuft, ist sie der Maßstab. Der Datenschutz ist ein Bereich, der im HomeOffice komplett umgekrempelt wird. Mitarbeiter und Arbeitgeber tragen eine deutlich höhere Verantwortung bei der Home Office Datenerfassung und müssen den Datenschutz zu jeder Zeit gewährleisten können. Doch nicht nur der Datenschutz, auch die Einrichtung der Infrastruktur ist eine große Herausforderung. Hier muss exakt geplant, und noch exakter umgesetzt werden. Denn nur mit einer optimalen Infrastruktur kann das HomeOffice für den Mitarbeiter und das Unternehmen ein wirklicher Gewinn sein. Es gibt mittlerweile viele interessante Lösungen für das HomeOffice. Wichtig ist, dass das Unternehmen die passenden Ideen auswählt und diese konsequent umsetzt. Mobile Arbeitsplätze sind ebenfalls sehr beliebt, stellen im Bereich des Datenschutzes allerdings wieder völlig neue Anforderungen an die Infrastruktur und die Organisation der Telearbeit. Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten wird für so gut wie jedes Unternehmen zur Pflicht, wenn es die Mitarbeiter in das HomeOffice schicken möchte. Viele haben sonst aber keinen Bedarf an einer solchen Stelle und setzen deswegen auf Experten. Diese beraten zudem im wichtigen Thema der Sicherheit beim Home Office. Dieser Punkt ist gerade für kleine Unternehmen und den Mittelstand enorm wichtig. Der Schutz der Geschäftsgeheimnisse, sowie der Schutz der Infrastruktur ist eine herausfordernde Aufgabe. Im Bereich der Sicherheit der IT haben viele Unternehmen noch deutlichen Nachholbedarf, weswegen auch hier der Rat durch Profis unverzichtbar ist.

 

Die Datensicherheit ist der Knackpunkt für ein erfolgreiches Home Office

Wer als Mitarbeiter in einem Unternehmen in das Home Office gehen möchte, der muss dem Thema der Datensicherheit eine erhöhte Aufmerksamkeit widmen. Der Datenschutz wird in Deutschland besonders eng gesehen. Er ist neben der Sicherheit im IT-Bereich das wichtigste Thema und sollte im Home Office zu jeder Zeit gewährleistet sein. Es gibt viele organisatorische Maßnahmen, mit deren Hilfe der Datenschutz effektiv gewährleistet werden kann. Das IT-Recht erfasst eine Reihe von Vorgaben, die die datenschutzrechtlichen Belange für Arbeitnehmer greifbar macht. Dazu gehören unter anderem ganz einfache Maßnahmen, wie beispielsweise den Zugriff auf den Arbeits-Account in der Cloud durch ein sicheres Passwort zu schützen. Mobiles Arbeiten von Zuhause aus sollte zudem immer in einem geschützten virtuellen Raum stattfinden. Die technische Sicherheit ist hier ein großes Thema und kann in vielen Fällen durch normale Gerätschaften nur bedingt gewährleistet werden. Beispielsweise sollte für die Datenverarbeitung auf das W-Lan verzichtet werden. So können die personenbezogenen Daten noch besser geschützt werden, und mobiles Arbeiten wird einfacher und sicherer. Die Datenschutz-Grundverordnung legt fest, wie mit den personenbezogenen Daten im Home Office umgegangen werden muss. Zwar wird hier für das Home Office keine spezielle Software vorgeschrieben, aber es gibt eine Reihe von sehr effektiven Lösungen mit deren Hilfe die datenschutzrechtlichen Vorgaben im Home Office erfüllt werden können. Ein externer Experte kann hier helfen, die passende Software herauszusuchen, mit deren Hilfe die datenschutzrechtlichen Belange und Vorgaben im Home Office erfüllt werden können.

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